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Partage de l'information
Pour gérer toutes les relations entretenues par votre entreprise, l'ensemble de vos tiers (clients, prospects, fournisseurs, partenaires...) sont regroupés sous un même répertoire. Ce carnet d’adresse est commun à tous les utilisateurs du bureau virtuel. Les informations, les documents et l’historique des fiches adresses sont partagés et accessibles à plusieurs collaborateurs.
Délégation de tâches à un collaborateur
Vous pouvez également affecter des tâches à d’autres collaborateurs. Par exemple : un client à rappeler, un devis à réaliser, une demande de congés... . Une tâche peut également être non affectée, elle concerne alors tous les membres d’un bureau.
Prise de rendez-vous pour un collaborateur
Le bureau virtuel comprend un agenda commun. Vous pouvez donc visualiser le planning de vos collaborateurs et leur prise des rendez-vous.
Affaires multi-collaborateurs et suivi du travail
Dans une même affaire, plusieurs collaborateurs peuvent consulter l’historique, s’informer de son évolution et intervenir sur celle-ci. Cela permet d’assurer un suivi même quand le chargé d’affaire principal est absent.
Collaboration entre services
Un utilisateur du bureau virtuel peut être affecté à un ou plusieurs bureaux ( par ex : commercial, gestion , SAV...). Ainsi, il peut suivre ses propres affaires ou plus généralement celles de son service. De même, vous pouvez travailler avec une personne ou l'ensemble d'un service.
Partage entre collaborateurs
Les documents sont partagés avec les différents utilisateurs :
- A l’échelle d’une affaire, car ils sont accessibles depuis l’historique de celle-ci.
- A l’échelle du bureau de l’utilisateur, où peuvent se trouver des lettres et documents types.
Transmission d’appels reçus
Si le destinataire est absent ou indisponible, il suffit de noter les informations données par l’interlocuteur et d’attribuer le message au destinataire ou à l’ensemble des membres d’un bureau. Celui-ci s’affichera dans la liste des tâches du ou des utilisateurs concernés.
Moteur de recherche instantané
Grâce à un moteur de recherche performant, le bureau virtuel vous permet de retrouver rapidement une tâche bien précise même si celle-ci est très ancienne et quelque soit le collaborateur concerné.
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